IT-Dienst::Drucken - Umstellung zum FollowMe-Printing

Mit dem Auslaufen aller Rahmenverträge für Drucker und Kopierer wurde FU-zentral das Projekt "Optimierung der Druck-, Scan- & Kopierlandschaft" ausgerufen. In diesem Zuge sollen nach und nach alle druckfähigen Geräte zusammengefasst, modernisiert und vereinheitlicht werden.

Eine der wichtigsten organisatorischen Änderungen:
Neu angeschaffte Geräte werden ab sofort nicht mehr gekauft, sondern gemietet und damit monatlich/quartalsweise bezahlt. Sämtliche Kosten für Wartungs- und Verbrauchsteile sind im Mietpreis enthalten, lediglich das Papier muss weiterhin selbst über den IT-Dienst beschafft und verrechnet werden.

Eine der wichtigsten technischen Änderungen:
Drucken auf den neuen zentralen Multifunktionsgeräten erfolgt "intelligent" über das sog. FollowMe-Drucksystem. Druckaufträge werden nun in eine zentrale FollowMe-Queue eingeliefert und werden nach dem Abruf des Druckjobs am Gerät mittels Schließtoken abgerufen und gedruckt.

Für weitere Informationen zum einmaligen Registrierungsprozess bitte hier klicken.

Projektplan

Projektphasen

Phase 1 (Q3/2017-Q2/2019): Austausch der Großgeräte (Kopierer)

Phase abgeschlossen

Phase 2 (Q3/2021-Q1/2023): Austausch weiterer Geräte

In der zweiten Runde werden nun alle Bestandsdrucker ausgetauscht, die noch keine Ricoh-Geräte sind, sodass am Ende nur noch Ricoh-Drucker und -Multifunktionsgeräte übrig bleiben. Sämtliche Geräte am Fachbereich können nach dieser zweiten Austausch-Runde dann einheitlich:

• über den Druckserver via FollowMe drucken,
• per E-Mail und ins Netzwerk-Home-Verzeichnis scannen,
• kopieren.

Die Planung läuft seit September 2021. In Zusammenarbeit mit den Arbeitsgruppen wurde eine abgestimmte Konsolidierungsliste erstellt, und es wurden die neuen Druckermodelle samt Ausstattung festgelegt und bestellt. Die Umsetzung (Lieferung der Ricoh-Geräte und Inbetriebnahme sowie Abbau der Alt-Drucker) ist grob für Ende 2022 Q1/2023 geplant.

Umsetzung am FB MI

Folgende Geräte sind betroffen:

• Alle Geräte, die nicht bereits Ricoh FollowMe Drucker sind.
• einige Ricoh Geräte werden "geupgraded" (siehe Liste unten)

Neugeräte:

Standort	Modell alt	Modell neu	Lieferdatum	Installationsdatum
A2.K02		Ricoh Aficio MP C300F	19.01.2023	24.01.2023
A2.006		Ricoh Aficio MP C3500	19.01.2023	24.01.2023
A3.022		Ricoh Aficio MP C300F	19.01.2023	24.01.2023
A3.113		Ricoh Aficio MP C3500	19.01.2023	24.01.2023
A3.136		Ricoh Aficio MP 2555SP (Umzug aus A3.113)	09.03.2023	09.03.2023
A3.211		Ricoh Aficio MP C300F	19.01.2023	24.01.2023
A6.015a		Ricoh Aficio MP C300F	19.01.2023	24.01.2023
A6.124	Ricoh Aficio MP 2555SP	Ricoh Aficio MP C3500	19.01.2023	24.01.2023
A6.217		Ricoh Aficio MP C300F	19.01.2023	24.01.2023
A7.114		Ricoh Aficio MP C300F	19.01.2023	24.01.2023
A7.146		Ricoh Aficio MP C3500	19.01.2023	24.01.2023
A7.214		Ricoh Aficio MP C300F	19.01.2023	24.01.2023
A9.003		Ricoh Aficio MP C3500	19.01.2023	24.01.2023
KL24.015	Ricoh Aficio MP 2555SP	Ricoh Aficio MP C3500		07.09.2023
KL24.123a		Ricoh Aficio MP C3500		07.09.2023
S1.311		Ricoh Aficio MP C300F	20.01.2023	25.01.2023
T9.036		Ricoh Aficio MP C300F	20.01.2023	25.01.2023
T9.125	Ricoh Aficio SP C352DN	Ricoh Aficio MP C3500	20.01.2023	25.01.2023
T9.139		Ricoh Aficio MP C3500	20.01.2023	25.01.2023
T9.155		Ricoh Aficio MP C300F	20.01.2023	25.01.2023

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Organisatorische Anleitung (Voraussetzungen zur Benutzung)

Einmalige Vorbereitung zur Verwendung der Ricoh Multifunktionsgeräte

Die Benutzung der Multifunktionsgeräte ist erst nach lokaler Authentisierung mit dem eigenen ZEDAT Account möglich. Dies erfolgt mittels des bekannten Schließ-Tokens.

Um das eigene Schließ-Medium mit dem System zu verheiraten, sind einige kleine Vorarbeiten erforderlich:

1. Erweiterung der Programmierung des Schließmediums:
   • Dies ist i.d.R. nur notwendig, wenn Sie Ihr Schließmedium vor dem 20.03.2019 abgeholt haben
   • Ein Programmiergerät steht dauerhaft beim Benutzerservice des IT-Dienstes in der Takustr. 9.
   • Bitte kommen Sie zur Abhol- und Abgabe-Sprechstunde des IT-Dienst (siehe Contact) vorbei und lassen die Änderung vornehmen.
   • Der Vorgang benötigt ca. 5 Sekunden
2. Kopplung des Schließmediums mit dem Drucksystem
   • Der Vorgang kann an jedem Großkopiergerät erfolgen
   • Wecken Sie das Gerät durch Berührung des Touch-Screens auf und legen Sie Ihr Schließmedium auf das Lesegerät rechts neben dem Touchscreen
   • Es folgt die Meldung "Karte nicht erkannt. Anmeldung zum Registrieren der Karte"
   • Melden Sie sich mit Ihrem FU-Accountnamen (unter "Benutzer-ID") und -Passwort (unter "Kennwort") ein
   • Nach erfolgreicher Registrierung werden Sie zum Hauptmenü weitergeleitet
   • Scheitert die Registrierung trotz richtiger Eingabe der Accountdaten, dann kann es sein, dass Ihr Account nicht für die Verwendung des Druckers freigeschaltet ist. Voraussetzung für die Verwendung der Geräte ist ein Mitarbeiter- oder Projektaccount mit zentraler Kostenstellenzuordnung.

Technische Anleitung

Drucken

Durch das neue zentrale Druckkonzept der FU kommt es zu einigen Änderungen beim Druck auf die mit FollowMe eingerichteten Geräte. Werden die Drucker bisher direkt über eine Queue pro Drucker angesprochen, so werden sie zukünftig nur noch durch eine einzige gemeinsame Drucker-Queue namens FollowMe (o.ä.) angesprochen. Sendet man seinen Druckjob dort hin, kann man zu einem beliebigen FollowMe-Drucker gehen, authentifiziert sich über sein Schließ-Token und wählt den zu druckenden Auftrag aus. Anschließend beginnt der Drucker mit dem Ausdruck bei einer Geschwindigkeit von 25-35 Seiten pro Minute (je nach Druckermodell am FB MI).

Druckereinrichtung an Ihrem Arbeitsplatzrechner

Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Drucker den Drucker „FollowMe“ aus und drucken Sie das Dokument. Sollte der Drucker noch nicht installiert sein, wählen Sie je nach Betriebssystem den nachfolgenden Druckserver aus und installieren den Drucker:

In der Standardeinstellung wird in Schwarz-Weiß und Duplex gedruckt. Ist dies nicht gewünscht, so muss dies vor dem Druck angepasst werden.

unter Windows

neuer Printserver	neue Queue
drucken.campus.fu-berlin.de	FollowMe

• Der FollowMe-Drucker wird auf zentralverwalteten Rechnern automatisch eingerichtet
  • Sollten Sie den Drucker noch nicht in der Liste sehen, dann müssten Sie sich einmal aus- und wieder einloggen oder den eigenen Rechner neu starten
• Auf allen anderen Geräten muss der FollowMe-Drucker manuell eingerichtet werden:
  • Öffnen Sie einen Windows Explorer (z.B. über Windowstaste + 'E')
  • Geben Sie \\drucken.campus.fu-berlin.de in der Adressleiste ein:
  • Sie sehen nun eine Liste der verfügbaren Drucker. Wählen Sie aus den Drucker namens "FollowMe" mit einem Doppelklick aus. Die Installation erfolgt nun automatisch und kann wenig später zum Drucken verwendet werden
  • Detaillierte Anleitung: ZEDAT Tip4U #156

unter Linux

neuer Printserver	neue Queue	Gerätegruppe
print.imp.fu-berlin.de	zedat_FollowMe	zentralverwaltete Geräte ohne Laptops
xdrucken.campus.fu-berlin.de	FollowMe	externe Geräte und Laptops

• Die Drucker sind auf allen zentraladministrierten Dekstop-Rechnern vorinstalliert
  • Wählen Sie im Programm, aus dem Sie drucken möchten, den Drucker zedat_FollowMe aus.
• Auf allen anderen Geräten (einschließlich zentralverwalteten Laptops!) muss der FollowMe-Drucker manuell eingerichtet werden:
  • via ipp:
    • ipps://xdrucken.campus.fu-berlin.de/printers/followme
  • PPD-Treiber: kann hier heruntergeladen werden
  • Detaillierte Anleitung: siehe ZEDAT Tip4U #160

unter macOS

neuer Printserver	neue Queue
xdrucken.campus.fu-berlin.de	FollowMe

• Der FollowMe-Drucker ist auf allen zentraladministrierten Rechnern vorinstalliert
• Auf allen anderen Geräten muss der FollowMe-Drucker manuell eingerichtet werden:
  • es steht dazu ein Installationspaket bereit:
  • Detaillierte Anleitung: ZEDAT Tip4U #159

Abrufen von Druckaufträgen am Multifunktionsgerät

• Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
• Wählen Sie nun eine der folgenden Optionen
  • "Druckaufträge anzeigen": Öffnet ein Untermenü und druckt anschließend nur die von Ihnen ausgewählten Dokumente
  • "Alle Aufträge drucken": Druckt sofort alle anstehenden Dokumente, die Sie auf den FollowMe Drucker gedruckt haben.

Scannen

Auf den neuen Geräten ist (seit 01/2020) das Scannen auf zwei Wegen möglich:

• Versand des Scans per E-Mail
• Direkte Ablage der Scans im Home-Verzeichnis ($HOME/Scan oder Z:\Scan)

Scannen an ein E-Mail-Ziel

• Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
• Wählen Sie im Hauptmenü "Scan an E-Mail" aus
• Im sich nun öffnenden Untermenü ist ihre persönliche E-Mail-Adresse bereits vor-ausgefüllt. Sie können aber auch das Cc: -Feld editieren und per Hand E-Mail-Adressen eingeben oder über den Suchknopf direkt aus dem FU-Verzeichnis eine Person suchen.
• In den Standardeinstellungen wird in Farbe und 300dpi in ein PDF gescant. Benötigen Sie andere Einstellungen, dann tippen Sie bitte unten rechts auf "Ändern" und wählen die gewünschten Einstellungen aus

Scannen ins Home-Laufwerk (verfügbar seit 01/2022)

• Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
• Wählen Sie im Hauptmenü "Scan an H:" aus
• im sich nun öffnenden Untermenü ist ihr persönlicher Home-Pfad bereits vor-ausgefüllt. Der Scan landet im Ordner "Scan" in Ihrem Home-Verzeichnis (unter Windows Z:\Scan, unter Linux /home/mi/benutzername/Scan)
• In den Standardeinstellungen wird in Farbe und 300dpi in ein PDF gescant. Möchten Sie mit anderen Einstellungen scannen, dann tippen Sie bitte unten rechts auf "Ändern" und wählen die gewünschten Einstellungen aus

Kopieren

• Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
• Im Hauptmenü stehen Ihnen zwei Kopiermöglichkeiten zur Verfügung:
  • Kopieren: Dies ist ein einfacher Modus, der aber wohl leider mit der nächsten Softwareversion verschwinden. Bitte gewöhnen Sie sich nicht daran, sondern nutzen am besten bereits den neuen Modus
  • erweiterte Kopie: Dieser Modus ist in der oberen Leiste eingebettet. Hier können Sie alle Optionen in einem langen scrollbaren Menü wählen
• In den Standardeinstellungen wird einseitig in schwarz-weiß kopiert. Benötigen Sie eine Farbkopie, dann wählen Sie bitte den Automatikmodus statt Farbe aus, da so je nach Seite entschieden wird, ob farbig oder nicht, und so Druckkosten gespart werden können.

Abmelden

Bitte melden Sie sich nach der Benutzung eines Multifunktionsgeräts wieder ab, damit niemand Ihren Zugang unberechtigterweise verwenden kann.

• Sie finden die Abmeldeschaltfläche in der rechten oberen Ecke
• Sie werden automatisch nach 60 Sekunden Inaktivität vom FollowMe-Gerät abgemeldet.