Es gelten aktuell das Rundschreiben V12/2018 und zusammenfassend die Reiserichtlinie.

Nach Beendigung der Dienstreise muss innerhalb von 6 Monaten die Reisekostenabrechnung mit dem Formular für die Abrechnung der Reisekosten und allen Originalbelegen in der Reisekostenstelle eingehen. Bitte bedenken Sie, dass vorher die Bearbeitung durch uns nötig ist. Für uns ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Reise so schnell wie möglich abrechnen.

In manchen Fällen ist aufgrund der Richtlinien des Drittmittelgebers eine kürzere Frist notwendig.

Sowohl der Antrag als auch die Abrechnung müssen komplett ausgefüllt werden. Das gilt insbesondere auch für Felder wie Reisedaten, Reisegrund und Angaben zu Übernachtungen und Verpflegungen. Fehlende Angaben führen zu deutlichem Mehraufwand und Verzögerungen in der Bearbeitung.

Bitte füllen Sie die Formulare digital und nicht handschriftlich aus!

Guide: Forms for (business) travel: Which boxes should I choose?

Alle Zahlungen müssen durch Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bons, oder ähnlichem - im Original - belegt werden. Eine Ausnahme sind Ausgaben für Verpflegung, diese werden pauschal über das Tagegeld abgegolten.

Um sicherzustellen, dass im Fall einer Prüfung durch die Mittelgeber alle Unterlagen zweifelsfrei vollständig sind, bitten wir bei allen nicht bar getätigten Zahlungen um Kontobelege, die den Betrag sowie den Namen des/der Antragssteller*in beinhalten.

Ausgaben, die als "abstract fee", "submission fee", "poster fee" oder ähnlichem laufen, können nicht als Reisekosten, sondern müssen über eine Auslagenerstattung abgerechnet werden.

Für Reisen im Raum Berlin (hier: Berlin BVG-Bereich ABC und direkt an Berlin angrenzende Landkreise) müssen Dienstreisantrag und Abrechnung nur gestellt werden, falls es zu Kosten (Fahrtkosten, Konferenzgebühren, etc.) kommt, die erstattet werden sollen.

Ansonsten muss kein Dienstreiseantrag gestellt werden!

Es müssen drei Punkte beachtet werden:

1. Sind noch verfügbare Urlaubstage übrig?

Die Entscheidung, ob Urlaub genommen werden darf, obliegt dem/der Vorgesetzten, welche*r auf dem Formular Antrag auf Dienstreise den Reiseverlauf durch Unterschrift befürwortet. Danach ist die Anzahl der Urlaubstage lediglich für die Berechnung der Reisekostenerstattung relevant.

2. Preisvergleich beilegen

Sobald nicht nur ausschließlich die direkte Dienstreise (Anreise-Dienstgeschäft-Abreise) durchgeführt wird, wird ein fiktiver direkter Reiseverlauf  mit dem tatsächlichen verglichen. Es werden nur die fiktiven Kosten erstattet, es sei denn, die tatsächlichen waren geringer.

Deshalb ist es Pflicht, einen zum Datum der tatsächlichen Buchung durchgeführten Preisvergleich für den fiktiven Reiseverlauf der Akte beizulegen (zum Bespiel Screenshots, eingeholtes Angebot Reisebüro).

Beispiel: Anreise - Konferenz an Ort X - Weiterreise zu Ort Y - Urlaub in Y - Abreise

Fiktiv hätte die die Abreise direkt nach der Konferenz und vom Konferenzort stattfinden können: Für diesen Tag und diese Route muss dann auch der Preisvergleich stattfinden.

3. 5 Werktage-Regel

Wenn (tatsächliche Zeit) - (fiktive Zeit) > 5 Werktage, wird unterstellt, dass die Reise vornehmlich private Gründe hatte. Daraus resultiert, dass die Kosten für An- und Abreise vom Dienstort nicht übernommen werden. Das kann bei längeren Anreisewegen (Überseeflug, etc.) erhebliche finanzielle Nachteile bedeuten.

Achtung: Falls fraglich ist, ob Ihre Reise mehr als 5 Werktage Urlaub beinhalten wird, wenden Sie sich bitte direkt an die Reisekostenstelle und bitten Sie um schriftliche Genehmigung Ihrer Reisepläne.

Weitere Information finden sich diesem Merkblatt der Reisekostenstelle: hier.

Ab dem 15. Tag Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort (ohne Hin- und Rückreisetage) wird das Tagegeld bei Inlandsreisen um 50% und bei Auslandsreisen um 10% gemindert. Die tatsächlich angefallenen notwendigen Übernachtungskosten werden auch nach dem 14. Tag erstattet, soweit diese belegbar sind. Eine Zahlung von Übernachtungspauschalen entfällt hingegen. Achtung: Je nach Projektfinanzierung können diese Angaben abweichen!

Gesonderte Regelungen bei Reisen länger als 6 Wochen.

Bei Dienstreisen ab 6 Wochen entscheidet die Reisekostenstelle über die Genehmigung der Dienstreise.

Für Reisen, die nicht im Raum Berlin liegen (hier: Berlin BVG-Bereich ABC und direkt an Berlin angrenzende Landkreise), wird bei Erstattung aus Drittmitteln in der Regel ein pauschales Tagegeld gezahlt. In Deutschland sind dies momentan (2022) jeweils 14€ für An- und Abreisetag und 28€ für weitere, vollständig auf der Dienstreise verbrachte, Tage. Dieses Tagegeld, oder Verpflegungsmehraufwand, ist ein Ausgleich für die zusätzlich entstandenen Kosten von Geschäftsreisenden.

Tagegelder für andere Länder finden Sie in der "Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung
der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder" (ARVVwV), für 2022 zu finden zum Beispiel hier. 

Werden Mahlzeiten gestellt oder sind zum Beispiel im Hotelpreis enthalten, wird das Tagegeld gekürzt (um 20% des vollen Satzes für Frühstück, um 40% des vollen Satzes für Mittag- oder Abendessen).

Der Höchstsatz für eine Übernachtung in Deutschland beträgt seit dem 01. Mai 2019 an der FU 70€ pro Nacht. Auch für Auslandsreisen gibt es Höchstgrenzen, die Sie zum Beispiel hier nachschauen können.

Werden diese Grenzen überschritten, muss dies besonders begründet werden.

Die Kosten für ein Taxi sind nur erstattungsfähig, wenn es aus triftigen Gründen genutzt wird. Solche Gründe können insbesondere: dringende dienstliche Gründe, zwingende persönliche Gründe, Nichtvorhandensein oder nicht zeitgerecht verfügbare regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel oder (seit dem 01. Mai 2019) Fahrten zwischen 22:00 und 06:00 Uhr sein.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe im Sinne der Vorschrift.

Bitten achten Sie darauf, dass auf Taxi-Rechnungen die Uhrzeit (und das Datum) eingetragen wird.

Dienstreisen mit dem Privatauto sind erlaubt, werden aber nur in Ausnahmefällen erstattet.

Liegen besondere Umstände vor (zum Beispiel fehlender öffentlicher Nahverkehr oder der für das Dienstgeschäft notwendige Transport von sperrigem oder schwerem Gepäck), wird eine Pauschale von 0,20 €/km bis zur Höchstgrenze von 130,00 € für die gesamte Reise erstattet. Dies muss auf dem Antrag vermerkt und begründet sein und wird dann auf der Genehmigung gesondert als "dienstliches Interesse" bestätigt.

Besteht kein dienstliches Interesse für die Nutzung eines PKWs, wird die Erstattung auf die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels begrenzt (maximal 130 Euro). In beiden Fällen werden im Schadensfall keine Kosten durch die Freie Universität übernommen.

Bei Fahrten mit dem Auto wird um eine Aufstellung der gefahrenen Kilometer gebeten.

Über die FU greift auf genehmigten Dienstreisen für die meisten Reisenden die gesetzliche Unfallversicherung für Arbeits- oder Wegeunfälle. Im Krankheitsfall ist Ihre Krankenversichrung zuständig. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie auch im Ausland abgedeckt sind. Die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung sind laut Bundesreisekostengesetz leider nicht erstattungsfähig.

Seit 01. Juli 2019 ist es bei Dienstreisen in den EU/EWR-Raum notwendig einen Nachweis über die anzuwendenden Rechtsvorschriften des deutschen Sozialversicherungssystems mit sich zu führen (sog. "A1-Bescheinigung"). Die Länge der Dienstreise spielt hierbei keine Rolle, so dass auch eintägige Dienstreisen von dieser Regelung betroffen sind.

Weitere Informationen zur A1-Bescheinigung und wie diese beantragt werden kann finden Sie hier.