Es müssen drei Punkte beachtet werden:

1. Sind noch verfügbare Urlaubstage übrig?

Die Entscheidung, ob Urlaub genommen werden darf, obliegt dem/der Vorgesetzten, welche*r auf dem Formular Antrag auf Dienstreise den Reiseverlauf durch Unterschrift befürwortet. Danach ist die Anzahl der Urlaubstage lediglich für die Berechnung der Reisekostenerstattung relevant.

2. Preisvergleich beilegen

Sobald nicht nur ausschließlich die direkte Dienstreise (Anreise-Dienstgeschäft-Abreise) durchgeführt wird, wird ein fiktiver direkter Reiseverlauf  mit dem tatsächlichen verglichen. Es werden nur die fiktiven Kosten erstattet, es sei denn, die tatsächlichen waren geringer.

Deshalb ist es Pflicht, einen zum Datum der tatsächlichen Buchung durchgeführten Preisvergleich für den fiktiven Reiseverlauf der Akte beizulegen (zum Bespiel Screenshots, eingeholtes Angebot Reisebüro).

Beispiel: Anreise - Konferenz an Ort X - Weiterreise zu Ort Y - Urlaub in Y - Abreise

Fiktiv hätte die die Abreise direkt nach der Konferenz und vom Konferenzort stattfinden können: Für diesen Tag und diese Route muss dann auch der Preisvergleich stattfinden.

3. 5 Werktage-Regel

Wenn (tatsächliche Zeit) - (fiktive Zeit) > 5 Werktage, wird unterstellt, dass die Reise vornehmlich private Gründe hatte. Daraus resultiert, dass die Kosten für An- und Abreise vom Dienstort nicht übernommen werden. Das kann bei längeren Anreisewegen (Überseeflug, etc.) erhebliche finanzielle Nachteile bedeuten.

Achtung: Falls fraglich ist, ob Ihre Reise mehr als 5 Werktage Urlaub beinhalten wird, wenden Sie sich bitte direkt an die Reisekostenstelle und bitten Sie um schriftliche Genehmigung Ihrer Reisepläne.

Weitere Information finden sich diesem Merkblatt der Reisekostenstelle: hier.