Wenn Sie Gäste betreuen, deren Ausgaben durch uns erstattet werden sollen, beachten Sie bitte folgenden Ablauf:

 

1. Klären Sie im Vorfeld den Gastbesuch mit Ihrem Betreuer ab und prüfen Sie, ob ausreichend Mittel vorhanden sind bzw. aus welchen Mitteln der Gastbesuch gezahlt werden kann.

2. Erstellung eines Gastvertrags durch die Geschäftsstelle. Für den Gastvertrag benötigen wir folgende Informationen des Gastes:

• Namen und Titel
• private Anschrift
• Heimatinstitution
• Titel des Vortrags/den Grund des Besuchs
• Datum der Anreise, Datum der Abreise
• Kontoinformationen: IBAN und BIC bzw. ABA Routing Number und Swift Code (USA)

Wenn Sie mit dem Gast bereits Kontakt haben, ist es oft für Sie am einfachsten, diese Informationen einzuholen und an uns weiterzugeben.Andernfalls wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Sekretariat.

3. Der Gastvertrag wird vom Gast und vom Gastbetreuer (Antragssteller) während des Gastaufenthalts unterschrieben.

4. Im Anschluss an den Gastaufenthalt reicht der Gast entsprechend seiner Ausgaben Belege ein.

5. Die Geschäftsstelle prüft die Belege und kümmert sich um die Auszahlung der Erstattung.

6. Erstattung erfolgt prinzipiell als Überweisung, nur in Ausnahmefällen als Barscheck.

Hinweis:

Bitte beachten Sie (und kommunizieren dies auch an Ihre Gäste): Auslagen von Gästen werden an der FU wie Dienstreisen  nach Bundesreisekostengesetz erstattet. Das bedeutet u.a., dass Flüge/Bahnfahrten nur in der 2. Klasse und Taxis nur zu bestimmten Zeiten erstattet werden können. Zudem wird an Gäste im Normalfall kein Tagegeld gezahlt.

Soll in Ausnahmefällen von diesen Regeln abgewichen werden, so ist dies im Vorab mit der Geschäftsstelle zu klären.